ZUPDECO : SI associatif éducatif

ÉTUDE DE CAS · IMPACT

Système d'Information sur-mesure, open source et souverain pour le tutorat scolaire.

L'équipe Tobogan d'Adservio a conçu et déployé un SI sur-mesure de 14 modules, entièrement open source, hébergé en France et conforme RGPD/WCAG 2.1 AA.

Client

ZUPDECO (association éducative)

Expertise

Mécénat de compétences · Architecture SI · Open source priorisé

Stack technique

Postgres · Next.js · Symfony · Strapi · Metabase · Mailtrain

Engagement

Équipe Tobogan · 36 mois

CONTEXTE

Contexte du projet

ZUPDECO accompagne des milliers d'élèves en difficulté scolaire en les jumelant avec des tuteurs bénévoles. Avec une activité en croissance, l'outillage informel (tableurs, outils SaaS gratuits) ne permettait plus de gérer ni le volume ni la complexité des jumelages, du suivi pédagogique et de la gestion administrative.

L'association avait besoin d'un Système d'Information cohérent, accessible à toutes les parties prenantes (équipes, tuteurs, élèves, mécènes), respectueux de la confidentialité des mineurs, et compatible avec un budget associatif strict, donc open source par défaut.

L'équipe Tobogan d'Adservio s'est mobilisée dans le cadre du mécénat de compétences : ingénieurs en mission longue chez ZUPDECO, conception et développement d'un SI complet en 36 mois, avec transfert de savoir-faire pour pérenniser l'autonomie de l'association.

Objectifs stratégiques

OBJECTIFS

(01)

SI sur-mesure

Concevoir un Système d'Information modulaire et open source pour l'association ZUPDECO, couvrant la gestion des adhérents, le tutorat scolaire (jumelages élèves/tuteurs), la gestion d'événements, la comptabilité associative et la communication.

(02)

Open source priorisé

Maximiser l'usage de briques open source robustes (Postgres, Symfony, Strapi, Metabase, Mailtrain) pour limiter les coûts récurrents, garantir la souveraineté de la donnée et permettre à l'association d'évoluer en autonomie.

(03)

Accessibilité & souveraineté

Garantir l'accessibilité WCAG 2.1 AA / RGAA et la conformité RGPD avec hébergement souverain en France, parce qu'une association éducative doit être exemplaire dans la protection des données de ses bénéficiaires.

Solutions déployées par Adservio

SOLUTIONS

L'équipe Tobogan d'Adservio s'est mobilisée pour ZUPDECO en mécénat de compétences (Tech Lead, développeurs full-stack, Designer UX, expert RGPD) sur 36 mois.

(01)

Cadrage & architecture

Cadrage avec la direction ZUPDECO et les équipes terrain, architecture modulaire avec 14 services indépendants et un référentiel commun, choix d'une stack open source robuste et de licences compatibles avec un usage associatif.

(02)

CRM & tutorat

Module CRM adhérents/mécènes (Postgres + Next.js), plateforme tutorat avec gestion des jumelages élèves/tuteurs (Symfony + React), suivi pédagogique et reporting d'impact pour l'association et ses partenaires.

(03)

Événements & comptabilité

Plateforme événements & billetterie (Strapi + Stripe), module comptabilité dons avec OCR sur reçus fiscaux et automatisation des relances mécènes : toute la gestion associative dans un même SI cohérent.

(04)

Communication & impact

Module Newsletter & Réseaux Sociaux (Mailtrain + APIs), tableau d'impact social (Metabase + DBT) pour mesurer en continu le nombre d'élèves accompagnés, d'heures de tutorat et l'évolution longitudinale.

(05)

Mécénat de compétences

Le projet est porté par l'équipe Tobogan d'Adservio dans le cadre du programme de mécénat de compétences : ingénieurs Adservio en mission longue chez ZUPDECO, accompagnement et transfert de savoir-faire.

14 modules, 100 % open source,
un impact social mesuré en temps réel.

CRM, tutorat, événements, comptabilité, communication, impact social : toute la gestion associative dans un SI modulaire, accessible WCAG 2.1 AA, hébergé en France et conforme RGPD.

Résultats

CHIFFRES CLÉS

Modules en production

CRM, tutorat, événements, comptabilité, communication, impact social.

1 850

Jumelages actifs

1 850 élèves jumelés à 620 tuteurs actifs, pilotés en temps réel.

3 400

Heures de tutorat/mois

Plus de 3 400 heures de tutorat assurées chaque mois.

+12 %

Élèves accompagnés

Hausse à effectif tuteurs constant ce trimestre, grâce à l'industrialisation.

100 %

Open source

Stack entièrement open source pour la souveraineté et la maîtrise des coûts.

Accessibilité WCAG 2.1

Conformité WCAG 2.1 AA / RGAA sur l'ensemble des interfaces.

Impact

CE QUE ÇA CHANGE

SI sur-mesure déployé

14 modules en production couvrant l'ensemble des besoins associatifs : CRM, tutorat, événements, comptabilité, communication, impact social. Stack 100 % open source, hébergement souverain en France.

+12 % d'élèves accompagnés

L'industrialisation du processus de jumelage et le suivi pédagogique automatisé ont permis à ZUPDECO d'augmenter de 12 % le nombre d'élèves accompagnés ce trimestre, à effectif tuteurs constant.

1 850 jumelages actifs

1 850 élèves jumelés à 620 tuteurs actifs, totalisant plus de 3 400 heures de tutorat par mois : l'impact social est désormais mesuré et pilotable en temps réel via Metabase.

Accessibilité WCAG 2.1 AA

L'ensemble des interfaces respecte les standards WCAG 2.1 AA et RGAA, garantissant l'accessibilité de la plateforme à tous les bénéficiaires et tuteurs, quelle que soit leur situation de handicap.

RGPD & hébergement FR

Conformité RGPD totale, hébergement souverain en France, audit DPO validé. Les données des élèves mineurs et de leurs familles sont protégées au plus haut niveau d'exigence du règlement européen.

Coût opérationnel maîtrisé

L'usage exclusif de briques open source limite les coûts récurrents, la maintenance est partagée avec l'équipe Tobogan et les coûts d'hébergement restent compatibles avec un budget associatif.